外地工程招标代理机构办理招标备案须同时办理以下招标代理机构与代理项目备案：

1、招标代理机构备案。备案时须提供：企业营业执照和资格证书、企业工商注册地建设行政主管部门出具的信誉证明（原件）、在本市从事招标代理活动的专职人员名单、专职人员的身份证、职称证书、从业资格证书、执业注册证书、劳动合同、人事存档证明（原件）以及社会保险缴纳凭证等，实地调查办公场所及办公设施。以上资料经审查原件合格后，留复印件（除注明外）存档，市招标办出具《外地招标代理机构建设工程项目招标备案表》，并加盖“日照市建设工程招标备案专用章”。

2、招标代理项目备案。备案时须提供：《工程招标代理机构异地代理业务备案申请表》、《建设工程招标代理合同》、工程项目立项批文或备案证明、建设工程规划许可证、施工图审查证明、工程类别鉴定书、工程建设项目报建登记表、资金来源及落实证明、清欠证明和邀请招标申请等。

上述招标备案资料经审查符合规定后，招标代理机构到市招标办招投标管理科领取或从“日照招标信息网”下载并填写《房屋建筑和市政基础设施工程施工（监理）招标备案表》，进入招标程序。